|
|
| |
|
|
|
|
| |
 |
|
Efficient People Solutions
>
Etudes de cas
Captor intègre la gestion des horaires et le calcul des salaires pour Tropicana
|
|
| |
|
|
|
|
| |
|
| Tropicana en Belgique |
| Tropicana appartient depuis 1998 au groupe PepsiCo, un leader mondial des repas préparés, produits alimentaires et boissons
non alcoolisées. Tropicana Europe, dont le siège est établi à Bruxelles (Belgique), produit et distribue en Europe une série
de marques de grande notoriété telles que Tropicana, Dole, Fruvita et Loóza. L'entreprise est leader de son marché en France,
en Belgique, au Royaume-Uni et en Irlande. En Belgique, Tropicana Europe dispose d'installations de production à Borgloon
et à Zeebrugge.
|
| |
Le site de Tropicana à Borgloon se charge des opérations de mélange et de conditionnement de jus et de nectars de fruit de
type "not from concentrate" (N.F.C.) et "from concentrate" (F.C.) pour les marques Loóza et Tropicana. Les produits finaux
sont exportés dans toute l'Europe ainsi qu'en Amérique du Nord. Employant 200 travailleurs, Borgloon s'occupe également de
l'entreposage et de la distribution logistique de jus N.F.C. vers les autres centres de production en Europe.
Sur le nouveau site de Tropicana dans l'arrière-port de Zeebrugge, une centaine de personnes assurent le stockage et le conditionnement
de jus de fruits importés de Floride. Le jus de fruits congelé est transbordé et acheminé vers Borgloon et vers le site Hermès
de Tropicana près de Paris, ou transformé sur place en produits semi-finis, conditionnés en cartons et exportés en Scandinavie,
en Angleterre et en Europe Centrale.
|
|
| |
| La gestion des salaires dans un environnement complexe |
| Le jus de fruits peut sembler un produit simple. Pourtant, sa production et sa distribution impliquent des opérations autrement
plus complexe que l'orange qu'il vous arrive de presser lorsque vous avez le temps. Récolte, pressage, concentration, pasteurisation,
stockage, transport, recomposition du jus concentré par adjonction d'eau et d'arômes, embouteillage ou conditionnement final
: l'ensemble de ce processus engage un grand nombre de traitements. A cela s'ajoute la grande diversité des gammes, tant pour
les marques que pour les goûts.
|
| |
| Ce processus complexe est assuré par un personnel aux fonctions très diverses, travaillant en horaire libre et selon différents
barèmes et niveaux de rémunération. De même, l'effectif du personnel peut varier dans le temps, en fonction des périodes de
pointe et des creux.
|
| |
| Auparavant, Borgloon utilisait des horloges pointeuses classiques pour l'enregistrement des temps de travail. Les données
étaient traitées et contrôlées manuellement, puis transmises au secrétariat social. Cette méthode manuelle était lente et
nécessitait le travail d'une équipe de plusieurs personnes.
|
| |
| Fin 1999, après une phase de croissance et d'extension de la ligne de produits et l'introduction d'horaires libres, Tropicana
prit la décision d'informatiser entièrement l'administration des temps de travail. L'entreprise disposait déjà de systèmes
Captor en France pour la gestion des temps de travail et en était très satisfaite. Après une analyse préalable, elle décida
donc de s'engager avec ce spécialiste du temps et du contrôle d'accès pour l'équipement de ses sites en Belgique.
|
| |
| Captor, un partenaire de choix pour Tropicana |
| "Le cahier de charges de Tropicana était très ambitieux, surtout pour les aspects touchant à l'intégration," se souvient Kris
Van Laer, Sales Manager Belgique chez Captor. "SD Worx, le secrétariat social de Tropicana, assure la gestion des salaires
à l'aide d'une application complexe. Tropicana, de son côté, met en oeuvre un ensemble de données très détaillé pour le calcul
des heures supplémentaires, des primes de travail posté, du travail de week-end, etc. De plus, il fallait tenir compte des
plages libres, pour lesquelles les calculs tiennent compte des heures d'entrée et de sortie, indépendamment de l'horaire.
Notre client souhaitait une intégration poussée entre gestion des heures travaillées et calcul des salaires, dans le but de
gagner en productivité et en efficacité, tout en réduisant le risque d'erreurs."
|
| |
| "Cette intégration était pour nous un impératif essentiel," confirme Kristien Elsen, HR Manager Benelux, "et je me rends bien
compte que ce n'était pas une tâche facile. Pendant la première année de mise en service du système, nous avons donc procédé
par étapes, de façon à bâtir peu à peu et consolider sans cesse l'acquis. Dans cette démarche, nous avons toujours pu compter
sur l'aide de Captor, qui a mis à notre disposition les spécialistes nécessaires pour analyser et résoudre les problèmes avec
nous. Aujourd'hui, un seul administrateur système suffit pour contrôler les heures enregistrées et les envoyer pour ainsi
dire d'une pression sur un bouton au secrétariat social, où elles peuvent être incorporées immédiatement aux fiches de salaire."
|
| |
| Les autres éléments du système Captor ne demandaient pas autant d'adaptation et ont été installés et configurés selon les
procédures habituelles. A Borgloon comme à Zeebrugge, Tropicana dispose maintenant de terminaux Captor et du logiciel de gestion
nécessaire, articulé autour d'une base de données SQL centralisée pour 400 utilisateurs. L'ensemble est géré par une équipe
de quatre personnes. A l'avenir, Tropicana songe à se doter de fonctions de gestion décentralisées, de façon à ce que les
chefs de service puissent avoir eux-mêmes accès au système pour gérer rapidement les horaires du personnel dont ils sont responsables.
|
| |
| En raison de la souplesse d'implémentation des produits Captor, les deux sites belges ont pu emprunter des chemins de croissance
différents. "A Zeebrugge, nous avons commencé par installer un système de contrôle d'accès," explique Kristien Elsen. "Une
installation OMNI de Captor (une dizaine de lecteurs de badges, des périphériques et le logiciel de gestion) y sécurise l'ensemble
de l'unité de conditionnement de 35 000 m². Ce système nous permet de savoir exactement qui est présent dans les locaux et
qui est absent. De plus, chacun peut accéder librement aux endroits où il doit se rendre pour son travail, à l'exclusion des
autres. Précisons également que si le contrôle d'accès est un outil de sécurisation, il est également un facteur important
de sécurité : en cas d'incident, nous savons exactement où les gens se trouvent et nous pouvons intervenir plus rapidement.
Au cours d'une deuxième phase, le site de Zeebrugge s'est également doté d'un système d'enregistrement des temps de travail."
Le système Captor répond aux attentes de Tropicana, qui envisage une extension des équipements de contrôle d'accès, mais aussi
des autres applications.
|
| |
| "A la suite de la reprise par PepsiCo en 1998, Tropicana a grandi et est devenu un acteur important du marché. D'une façon
générale, nous nous sommes mis à travailler de façon plus ciblée mais aussi plus transparente. Cette évolution a modifié notre
approche sur plusieurs plans, parmi lesquels nos relations avec nos fournisseurs. Comme nous recherchons une efficacité maximale,
nous sommes assurément devenus un client très exigeant, sans pour autant être déraisonnable," estime Kristien Elsen. "Je considère
notre relation avec Captor comme positive, notamment en raison du fait que notre partenaire est prêt à écouter nos besoins
et à y répondre rapidement. On sent une volonté de service et de coopération. Chez nous, elle s'est traduite par une excellente
communication, qui nous a par exemple permis de mener à bien l'intégration logicielle à Borgloon." Kris Van Laer confirme
: "Tropicana a représenté pour nous un défi intéressant à relever, et nous continuons à nous investir beaucoup dans ce projet.
Mais c'est un travail qui en vaut la peine, car la relation est bonne et les objectifs sont clairs de part et d'autre. C'est
aussi pourquoi nous pouvons accompagner notre client dans sa réflexion pour arriver au résultat voulu." A moyen terme, Tropicana
compte également mettre en place une intégration complète de l'administration des salaires pour Zeebrugge. "Nous n'allons
pas nous arrêter en si bon chemin !" conclut Kristien Elsen.
|
|
|
|
