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Efficient People Solutions
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Etudes de cas
Captor aide IHC Holland à gérer la flexibilité
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| IHC en bref |
| IHC Holland est un membre du Groupe IHC Caland, une holding dont les entreprises sont actives au plan international en tant
que fournisseurs et opérateurs dans l'exploitation pétrolière et gazière en haute mer, l'industrie du dragage, la construction
navale et la navigation. Constructeur naval depuis pratiquement trois siècles, IHC Holland possède un savoir-faire réputé
dans sa spécialité : la réalisation de barges et de navires de dragage. Sur ce marché, l'entreprise hollandaise dispose d'une
part d'environ 50 pour cent : c'est dire si IHC Holland est un nom qui compte dans le secteur. L'entreprise se diversifie
en outre dans des produits tels que les fondations pour plates-formes de forage et les systèmes de tunnels en sols meubles.
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| Les navires de dragage de IHC Holland sont construits à Kinderdijk et à Sliedrecht, non loin de Rotterdam. L'entreprise, qui
occupe environ 1500 à 1600 personnes, dispose également de sites de moindre taille ailleurs aux Pays-Bas. Après une première
collaboration réussie avec Captor (il s'agissait de l'installation et de la mise en service de lecteurs de badges pour l'enregistrement
des présences et des absences et la sécurisation de locaux à Kinderdijk ), IHC Holland décidait fin 2000 de s'adresser à ce
spécialiste de la gestion du temps et du contrôle d'accès pour un projet complexe et de grande ampleur.
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| Comment gérer efficacement le travail à heures variables ? |
| Le projet « Associer travail et vie privée » consistait, pour IHC Holland, à passer d'un système d'horaires fixes au travail
à heures variables à l'échelle de l'entreprise, les collaborateurs de l'entreprise ayant ainsi la possibilité d'organiser
les heures prestées de façon plus souple, sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Un tel cadre horaire est plus motivant
et évite le stress lié, par exemple, aux petits retards pour cause de bouchon ou en raison d'un imprévu familial. Comme les
arrivées et les départs se déroulent sans tracas, l'ambiance générale au travail s'en trouve améliorée ; de plus, la gestion
individuelle du temps responsabilise les travailleurs.
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| Il va de soi qu'un tel changement entraîne, en contrepartie, des contraintes et la nécessité d'une bonne discipline sur le
plan de l'organisation : les présences et les absences doivent être consignées de façon précise, les décomptes d'heures doivent
pouvoir être effectués correctement, les différents départements ont à se concerter pour les activités qui impliquent une
collaboration ; de plus, l'encadrement doit pouvoir suivre la bonne marche de l'ensemble.
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| « Captor nous a semblé un partenaire de choix pour cette modification en profondeur de notre façon d'organiser les horaires,
» déclare Arwin Visser, Coordinateur ICT chez IHC Holland. « Nous connaissions certains de leurs produits et nous aimions
leur approche, basée sur la disponibilité et l'écoute du client. Pendant la période d'essai, par exemple, Captor avait fait
preuve d'une grande souplesse lorsqu'il a fallu reprendre et réécrire le logiciel d'édition de badges en fonction de nos besoins
spécifiques. Ce souci du client a été un facteur important lorsque nous nous sommes tournés vers Captor pour notre nouveau
projet. Un autre argument décisif était la qualité du support système et des contrats de service, sans oublier bien sûr les
fonctionnalités des matériels et du logiciel de gestion Captor. Celui-ci dispose par exemple d'un excellent générateur de
rapports intégré. C'est un module très souple et facile à paramétrer, qui nous a évité d'avoir à développer des rapports dans
une application externe. Devant les coûts que cela implique, nous avons rapidement réalisé que ce genre d'avantage nous permettait
de réaliser des économies sensibles. »
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| La solution Captor pour IHC |
| En lançant son nouveau projet début 2001, IHC Holland y a d'emblée associé Captor de façon étroite. L'une des premières tâches
consistait à développer un middleware pour faire communiquer Efficient, le logiciel de gestion de Captor, avec les logiciels
de gestion financière, de paie et de gestion des temps de production déjà en service chez IHC Holland. « Au-delà des fonctions
d'enregistrement des temps de travail, c'était une condition sine qua non, » affirme Arwin Visser. « Le travail sur les heures,
c'est une bonne partie de notre rentabilité. » En mars 2001, le composant middleware était au point et les premiers bâtiments
équipés du câblage et des terminaux nécessaires pour une mise en service progressive. L'ensemble du système était opérationnel
au mois de novembre, comme prévu dans le calendrier initial. En 2002, le système a été étendu et son fonctionnement peaufiné
sous la supervision d'un administrateur qui assiste 25 à 30 utilisateurs « actifs » dotés de droits de gestion et de planification.
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| Le système de IHC Holland s'articule autour d'une base de données centralisée résidant sur un serveur installé à Kinderdijk
et relié au site de Sliedrecht par une connexion à haut débit. Le logiciel Efficient permet d'enregistrer et de gérer les
heures de présence et de travail de 1500 à 1600 personnes, les données étant fournies au système par le biais de 45 terminaux
de saisie et 35 lecteurs de badges. «Nous apprécions également le module Efficient Personal» fait remarquer Arwin Visser. «Son interface conviviale permet aux responsables de service de planifier les heures rapidement
et en souplesse, tandis que les travailleurs peuvent organiser et consulter individuellement leur horaire et les heures prestées.
Ils disposent pour cela de PC installés à certains endroits clés, comme l'entrée de certains ateliers et le restaurant d'entreprise
: c'est commode, c'est rapide, et chacun peut ainsi s'organiser correctement. Avec Efficient, toute les personnes concernées
savent où elles en sont pour leurs heures de travail, et le logiciel est suffisamment souple pour permettre les arrangements
horaires particuliers à chaque service. »
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| Chez IHC Holland, le personnel intérimaire travaille lui aussi selon le système des heures variables. Les plages variables
sont gérées en interne et font l'objet d'un décompte à la fin du contrat temporaire ; les heures en plage fixe sont communiquées
à la société d'intérim et payées normalement par cette dernière.
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| Outre l'enregistrement et le suivi des temps de travail, le système très souple de contrôle d'accès Captor est un autre atout
pour IHC Holland. « Dans notre culture d'entreprise, nous évitons le "surveiller et punir" », explique Arwin Visser. « Les
lecteurs de badges (nous en possédons actuellement environ 35, et nous envisageons d'en installer d'autres) ne nous servent
pas en premier lieu à contrôler les allées et venues des gens et à surveiller leur emploi du temps : ces aspects, nous les
réglons par des accords verbaux et des arrangements personnels. En revanche, nous tenons à sécuriser nos locaux tout en donnant
à chacun la possibilité d'avoir accès, même hors des heures normales, aux lieux où il doit se rendre dans l'entreprise. Nous
disposons pour cela d'un système de niveaux d'accès différenciés, géré pour chaque département par le service technique à
l'aide d'un module logiciel spécifique. » L'ensemble du système permet de travailler en souplesse et de modifier rapidement
les configurations. IHC HoIland se félicite également de la grande évolutivité du système de contrôle d'accès, auquel l'entreprise
a intégré certaines fonctions de la centrale d'alarme et la gestion des portiques et des barrières du site de Kinderdijk.
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| « Au total, IHC Holland est un projet passionnant, dont les résultats sont satisfaisants pour notre client tout autant que
pour nous », estime Vincent Peskens, Sales Manager chez Captor. « Nous avons pu fournir un service de qualité dans le cadre
d'une relation à long terme, sans compter que les développements logiciels nécessaires nous ont permis d'améliorer notre propre
savoir-faire. » IHC Holland, qui entend poursuivre sa relation avec Captor, teste actuellement la dernière version d'Efficient,
dotée de nouvelles fonctionnalités e-mail, de nouveaux types de rapports et de fonctions plus étendues d'information de gestion.
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